Rafræn vöktun eftirlitsmyndavéla – sjá viðbótarfræðslu neðar í þessu skjali

ALMENNT
Persónuvernd þín skiptir Húsfélagið Skeljagranda 1, 3, 5 og 7 (hér eftir vísað til sem
félagsins) miklu máli. Stefna þessi tekur til persónuupplýsinga hvort sem þeim er
safnað og þær varðveittar með rafrænum hætti, á pappír eða með öðrum
sambærilegum hætti. Stefnan tekur til skráningar, vörslu og vinnslu á
persónuupplýsingum sem falla undir stefnuna. Stefnan er aðgengileg á heimasíðu
félagsins, www.skeljagrandi.com.

I. PERSÓNUVERNDARLÖGGJÖF
Um meðferð persónuupplýsinga gilda lög um persónuvernd og vinnslu
persónuupplýsinga nr. 90/2018, (hér eftir vísað til sem pvl.) eins og þau eru á hverjum
tíma, og reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins nr. 2016/679. (hér eftir vísað til sem
pvr.) Taka pvl. og pvr. m.a. á vinnslu, vörslu og miðlun persónuupplýsinga.

II. ÁBYRGÐ
Félagið ber ábyrgð á skráningu persónuupplýsinga og meðferð þeirra upplýsinga í
starfsemi sinni. Félagið er með aðsetur að Skeljagranda 3, 107 Reykjavík. Hægt er að
hafa samband við okkur með því að senda skriflega fyrirspurn á thg@tolvuland.is og
með því að hringja í 899-3469.

III. SÖFNUN OG NOTKUN
Félagið starfrækir eftirlitsmyndavélar í öryggis- og eignavörslutilgangi. Þær
persónuupplýsingar sem verða til við slíka rafræna vöktun eru varðveittar í allt að 30
daga en þeim síðan eytt. Engin vinnsla fer fram á upplýsingunum sem verða til við
vöktunina og eru þær aldrei afhentar þriðja aðila, nema vegna atvika sem upp kunna
að koma og varða eftirlitsskyldu yfirvalda, t.d. við innbrot, skemmdarverk eða önnur
hegningarlagabrot sem vísa þarf til lögreglu. Í slíkum tilvikum eru upplýsingarnar
eingöngu afhentar lögreglu. Þá kunna að koma upp tilvik þar sem aðilar hafa
lögbundna heimild til upplýsingaöflunar, t.d. vegna eftirlitsskyldu sinnar, svo sem
Persónuvernd, Vinnueftirlitið og Heilbrigðiseftirlit Reykjavíkur. Þá kann efni einnig
að vera afhent tryggingarfélagi sé slíkt nauðsynlegt vegna tryggingamáls. Að öðru leyti
vísast til 5. og 10. gr. reglna nr. 50/2023 um rafræna vöktun.
Þú getur skoðað og notað vefsvæði félagsins án þess að gefa upp nokkrar persónulegar
upplýsingar. Hins vegar söfnum við upplýsingum sem vafri þinn sendir þegar þú nýtir
þér þjónustu okkar, þ.e. gögn sem geta falið í sér upplýsingar eins og IP-tölu þína,
tegund vafra, útgáfu vafra, síður þjónustunnar sem þú heimsækir, tíma og dagsetningu
heimsóknar þinnar, þann tíma sem þú varðir á þessum síðum og önnur talnagögn.
Allar þær upplýsingar sem félagið safnar eru nýttar til þess að framkvæma og bæta
þjónustu félagsins við félagsmenn sína. Þannig söfnum við þeim upplýsingum sem
nauðsynlegar eru til að efna samningssamband eða til að svara fyrirspurnum þínum.

IV. MIÐLUN
Við seljum aldrei persónuupplýsingar um þig. Við miðlum aldrei persónuupplýsingum
til þriðja aðila án þess að samþykki þitt fyrir miðluninni liggi fyrir, nema þar sem okkur
er það skylt samkvæmt lögum.
Okkur er heimilt að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila (vinnsluaðila) sem er
þjónustuveitandi, umboðsmaður eða verktaki okkar í þeim tilgangi að ljúka við
verkefni eða veita þér þjónustu eða vöru sem þú hefur beðið um eða samþykkt. Okkur
er einnig heimilt að deila upplýsingum með vinnsluaðilum þegar það er nauðsynlegt
til að vernda brýna hagsmuni t.d. við innheimtu á vanskilakröfu. Við deilum mögulega
upplýsingum, í tölfræðilegum tilgangi, með vinnsluaðilum sem vinna með okkur við
gæða og markaðsstarf. Við afhendum vinnsluaðilunum einungis þær
persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar fyrir þá í framangreindum tilgangi og
gerum við þá vinnsluaðilasamning þar sem þeir undirgangast skyldu um að halda
upplýsingum um þig öruggum og nota þær einungis í framangreindum tilgangi.
Þá er athygli þín vakin á að allt efni sem þú birtir eða deilir á samfélagsmiðlasíðum
okkar eru opinberar upplýsingar. Athygli þín er vakin á að með því að tengja saman
síðureikning þinn og samfélagsmiðlareikninginn þinn gefur þú okkur leyfi til að deila
upplýsingum með veitanda samfélagsmiðlaþjónustunnar og notkun þeirra upplýsinga
sem við deilum stjórnast af stefnu samfélagsmiðilsins um persónuvernd. Ef þú vilt ekki
að persónuupplýsingum þínum sé deilt með öðrum notendum eða með veitanda
samfélagsmiðlaþjónustunnar, skaltu ekki tengja samfélagsmiðlareikninginn þinn við
síðureikninginn eða deila efni inn á samfélagsmiðla frá síðunni.

V. ÞRIÐJU AÐILAR
Persónuverndarstefnan nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila en við höfum
enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þeirra. Við
hvetjum þig því til að kynna þér persónuverndarstefnu þriðju aðila, þ. á m.
vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, hugbúnaðarfyrirtækja á borð
við Facebook, Apple, Google og Microsoft ásamt þeirri greiðsluþjónustu sem þú kýst
að nota.

VI. VERND
Félagið leggur mikla áherslu á að vernda allar persónuupplýsingar og hefur því yfir að
skipa innra eftirlitskerfi sem á að tryggja að ávallt skulu gerðar viðeigandi tæknilegar
og skipulagslegar öryggisráðstafanir.
Við munum tilkynna þér án ótilhlýðilegrar tafar ef það kemur upp öryggisbrot er
varðar persónuupplýsingarnar þínar sem hefur í för með sér mikla áhættu fyrir þig.
Með öryggisbroti í framangreindum skilningi er átt við brot á öryggi sem leiðir til
óviljandi eða ólögmætrar eyðingar persónuupplýsinga eða að þær glatist, breytist,
verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi.
Athygli þín er þó vakin á því að þú berð ábyrgð á persónuupplýsingum, t.d. nafni,
kennitölu og mynd, sem þú kýst að deila eða senda á almennum vettvangi t.d. í gegnum
TripAdvisor, spjallrás eða Facebook síðu XXX.
Við viljum einnig taka fram að gagnaflutningur á internetinu er aldrei fullkomlega
öruggur. Þér er því bent á að láta okkur umsvifalaust vita ef þú telur hættu á að
tilteknar upplýsingar sem þú hefur gefið okkur séu í hættu.

VII. VARÐVEISLA
Félagið reynir eftir fremsta megni að halda persónuupplýsingum um þig nákvæmum
og áreiðanlegum og uppfærir þær eftir þörfum. Við varðveitum persónuupplýsingar
um þig í sex mánuði frá lokum viðskipta, nema þú hafir með samþykki þínu veitt okkur
heimild til að varðveita þær lengur eða ef okkur er það nauðsynlegt til að uppfylla
lagaskyldu, t.d. vegna ákvæða skatta- og bókhaldslaga. Við munum fara yfir allar
persónuupplýsingar um þig reglulega og meta hvort okkur sé heimilt að varðveita þær
áfram.

VIII. RÉTTINDI ÞÍN
Þú hefur rétt á og getur óskað eftir eftirfarandi upplýsingum, með því að senda
skriflega fyrirspurn á thg@tolvuland.is,:
Að fá að vita hvaða persónuupplýsingar eru skráðar um þig og hvernig þær eru
tilkomnar og fá aðgang að persónuupplýsingunum.
Að fá upplýsingar um hvernig persónuupplýsingar um þig séu unnar.
Að persónuupplýsingar um þig séu uppfærðar og leiðréttar.
Að persónuupplýsingum um þig sé eytt, ef ekki er lengur málefnaleg ástæða til að
varðveita þær.
Að andmæla og / eða takmarka hvernig persónuupplýsingar séu unnar.
Að fá afhendar persónuupplýsingar sem þú hefur látið okkur í té eða að þær séu
sendar beint til annars aðila með þeim takmörkunum sem réttindi og frelsi annarra
setja.
Að afturkalla samþykki þitt til vinnslu þegar vinnsla byggist á þeirri heimild með
sama hætti og þú gafst það eða með því að senda á okkur skriflega fyrirspurn.
Að fá upplýsingar um hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, þ.m.t. gerð
persónusniðs og þau rök sem þar liggja að baki og einnig þýðingu og fyrirhugaðar
afleiðingar slíkrar vinnslu.
Beiðni þín verður tekin til greina og þér afhentar upplýsingarnar (þegar það á við)
innan hæfilegs tíma, þó með þeim takmörkunum sem réttindi og frelsi annarra gera,
þ.m.t. viðskiptaleyndarmál og hugverkaréttindi. Athygli er vakin á að innheimt er
sérstakt ljósritunargjald ef farið er fram á fleira en eitt afrit. Þér verður tilkynnt og
gefin skýring ef töf verður á afgreiðslu eða ef ekki er unnt að verði við beiðninni að fullu
eigi síðar en mánuði frá móttöku hennar. Þú getur kvartað til Persónuverndar ef við
neitum að afhenda þér ákveðnar upplýsingar.

IX. BREYTINGAR
Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann því að taka breytingum. Þér
er því ráðlagt að kynna þér persónuverndarstefnuna reglulega en breytingar á
stefnunni öðlast gildi við birtingu hér.
Við tökum öllum athugasemdum um persónuverndarstefnuna fagnandi og hvetjum
þig til að senda okkur fyrirspurn.
Reykjavík, 11. desember 2023.
Húsfélagið Skeljagranda 1, 3, 5 og 7.

Fræðsla vegna notkunar eftirlitsmyndavéla hjá

Húsfélaginu Skeljagranda 1, 3, 5 og 7.

Ábyrgðaraðili vöktunarinnar er: Húsfélagið Skeljagranda 1, 3, 5 og 7, kt. 670598-2259, Skeljagranda
3, 107 Reykjavík, sími: 899-3469 og netfang: thg@tolvuland.is. (Hér eftir vísað til sem félagið)

Persónuverndarfulltrúi: Félagið er ekki með persónuverndarfulltrúa en FBG Ráðgjöf ehf. veitir
félaginu ráðgjöf varðandi persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Tilgangur vöktunarinnar: Myndavélarnar eru settar upp í öryggis- og eignavörslutilgangi, t.d. ef upp
koma innbrot, skemmdarverk eða önnur hegningarlagabrot sem vísa þarf til lögreglu. Í þeim tilvikum
þar sem atvik sem upp kunna að koma og varða eftirlitsskyldu yfirvalda mun þeim aðilum standa til
boða að óska eftir aðgangi að myndefninu til samræmis við ákvæði laga. Myndavélarnar eru ekki
notaðar í öðrum tilgangi en hér er kveðið á um. Í húsnæði félagsins eru alls 13 eftirlitsmyndavélar, bæði
inni og úti. Myndavélar sem eru inni vakta bílskýli og geymsluganga félagsins en myndavélar úti vakta
innganga í hús félagins. Öllum myndavélunum er beint að svæði sem er innan lóðamarka og tilheyrir
félaginu. Þær taka aðeins upp mynd en ekki hljóð. Þau svæði sem eru vöktuð af
eftirlitsmyndavélakerfinu eru auðmerkt sérstaklega.

Heimild til vinnslu: Vinnsla persónuupplýsinga sem á sér stað í tengslum við rafræna vöktun uppfyllir
ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og ákvæði reglugerðar ESB
nr. 2016/679 (GDPR). Framangreind vöktun fer fram til að gæta lögmætra hagsmuna félagsins í öryggis og
eignavörslutilgangi, sbr. 6. tl. 1. mgr. 9. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Persónuupplýsingar sem unnið er með: Myndefnið sem verður til við vöktunina sýnir einstaklinga
sem fara um hið vaktaða svæði og athafnir þeirra.

Viðtakandi: Aðeins einn einstaklingur hefur aðgang að myndefninu sem verður til við eftirlitið en hann
er formaður húsfélagsins hverju sinni. Engir aðrir aðilar hafa aðgang að efninu. Myndefni verður
eingöngu miðlað til þriðju aðila sem hafa lögbundna heimild til upplýsingaöflunar, t.d. vegna
eftirlitsskyldu sinnar, svo sem Persónuvernd, Vinnueftirlitið, Heilbrigðiseftirlit Reykjavíkur og
Lögreglan á höfuðborgarsvæðinu, svo dæmi séu tekin. Efni kann einnig að vera afhent tryggingafélagi
sé slíkt nauðsynlegt vegna tryggingamáls. Að öðru leyti vísast til 5. og 10. gr. reglna nr. 50/2023 um
rafræna vöktun.

Varðveislutími myndefnis: Myndefni er varðveitt í 30 daga og því síðan eytt. Upptökur geta verið
varðveittar lengur sé slíkt nauðsynlegt til að krafa verði afmörkuð, sett fram eða varin vegna dómsmáls
eða annarra slíkra laganauðsynja. Ef myndefni er afhent lögreglu er öðrum eintökum þess eytt. Að öðru
leyti vísast til 2. tl. 2. mgr. 5. gr. og 11. gr. reglna nr. 50/2023 um rafræna vöktun.

Réttindi einstaklinga: Þú getur átt rétt á að skoða myndefni þar sem þú kemur fyrir. Þá geturðu einnig
átt rétt á afriti af slíku myndefni að því gefnu að það skerði ekki réttindi og frelsi annarra. Að öðru leyti
vísast til III. kafla laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, sbr. nánar ákvæði
III. kafla reglugerðar ESB nr. 2016/679.

Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd: Þeir sem sæta rafrænni vöktun eiga rétt á að
leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd ef þeir telja að vinnsla persónuupplýsinga þeirra gangi gegn
persónuverndarlögum.

Reykjavík, 11. desember 2023
Húsfélagið Skeljagranda 1, 3, 5 og 7.